AfdelingsschuldenHet komt voor dat er schulden ontstaan op een afdeling doordat bijvoorbeeld een of meerdere bewoners hun afdelingsrekening niet betalen. Om afdelingsschulden proberen te vermijden, volgt hier een aantal tips. Feitelijke betalingsproblemen op individuele afdelingen zijn de verantwoordelijkheid van de afdeling en moeten door de bewoners zelf opgelost moeten worden. Het is nadrukkelijk geen verantwoordelijkheid van Idealis. Als huurder moet je goed beseffen dat deelname aan een afdelingsrekening het risico met zich meebrengt dat een medehuurder zijn schuld niet voldoet en de andere huurders voor deze kosten moeten opdraaien.Afspraken Het ligt natuurlijk voor de hand om af te spreken dat de volledige afdelingskosten maandelijks door een ieder, voor zijn of haar deel, worden voldaan. Deze afspraken kun je mondeling maken maar het is beter dat de afdelingsvertegenwoordiger elke bewoner een verklaring laat tekenen. In deze verklaring kan dan beschreven worden aan welke gemeenschappelijke voorzieningen de huurder deelneemt en dat de kosten van deze voorzieningen maandelijks zullen worden voldaan. Afdelingsborgsom Het door afdelingen instellen van een borgsom voor de afdelingsrekening is ook een middel om te voorkomen dat afdelingsschulden ontstaan. Teruggave schoonmaak Een andere vorm van verrekening kan plaatsvinden door middel van het inhouden van de restitutie van de schoonmaakkosten, voor zover daar sprake van is. Deze restitutie die de afdelingsvertegenwoordigers ontvangt, kan oplopen tot circa € 15 per persoon per maand. Rente Ook kan het berekenen van rente over een afdelingsschuld een preventieve werking hebben. Uitgegaan kan worden van de rente die wordt verkregen op een spaarrekening waarbij geen beperking is opgelegd aan het opnemen van geld. Wacht niet te lang Bewoners van sommige afdelingen geven elkaar de ruimte om een grote afdelingsschuld op te bouwen, voordat er wordt gevraagd om te betalen. Laat de afdelingsschulden niet te ver oplopen. Sommige bewoners kunnen dan namelijk hun schuld niet meer betalen of vertrekken plotseling met achterlating van een schuld. Afdelingsoverleg Tijdens een (periodiek) afdelingsoverleg, waarbij alle bewoners aanwezig zijn, kunnen problemen die op de afdeling voorkomen worden besproken en kan er worden geprobeerd om afspraken te maken over de betalingen die bewoners (nog) moeten doen. Voordeel van een afdelingsoverleg is ook dat alle bewoners op de hoogte zijn van de situatie op de afdeling en elkaar op de verplichtingen kunnen aanspreken. Dit is van belang omdat de financiële risico's rond de afdelingsrekening door elke bewoner worden gedragen. Om elkaar van dienst te kunnen zijn maar ook om te weten waar een medebewoner uithangt of naar toe gaat, kun je met elkaar afspreken dat elke bewoner bij aankomst zijn thuisadres opgeeft. Als een bewoner vertrekt met achterlating van een afdelingsschuld is er een contactadres waarmee je de ex-medebewoner mogelijk kunt opsporen. Publicatie afdelingsrekening Om openheid te geven omtrent de afdelingsrekening en bewoners aan te sporen te betalen, kan de afdelingsvertegenwoordiger ervoor kiezen om minimaal elke twee maanden de afdelingsrekening op te stellen en rond te laten gaan tussen de bewoners. Bankrekening Het is raadzaam om de afdelingsrekening niet bij dezelfde bank aan te houden als daar waar de gemachtigde (meestal afdelingsvertegenwoordiger) zijn lopende rekening heeft. Dit om te voorkomen dat de bank, bij een financieel tekort van de gemachtigde, het tekort verrekent met het geld dat op de afdelingsrekening staat en vice versa. Nieuwe afdelingsvertegenwoordiger Als de afdelingsvertegenwoordiger stopt dan moet er een nieuwe afdelingsvertegenwoordiger worden aangesteld door de bewoners. Zorg dat er een goede informatieoverdracht plaatsvindt naar de nieuwe afdelingsvertegenwoordiger toe. Daar hoort bij het overdragen van de afdelingsrekeningen (van het laatste jaar). Tevens dienen de oude en de nieuwe afdelingsvertegenwoordiger er voor te zorgen dat de nieuwe afdelingsvertegenwoordiger de gemachtigde wordt van de afdelingsrekening. Geef ook de naam van de nieuwe afdelingsvertegenwoordiger aan ons zodat wij de teruggave schoonmaakkosten kunnen blijven uitkeren aan de afdeling. Als er bij ons geen afdelingsvertegenwoordiger bekend is worden er geen restitutiegelden uitgekeerd. Verantwoordelijkheid Elke bewoner is uiteraard verantwoordelijk voor het betalen van zijn schulden. Als een bewoner niet betaalt dan dient in eerste instantie de afdelingsvertegenwoordiger actie te ondernemen. Indien de bewoner geen gehoor geeft aan het verzoek van de afdelingsvertegenwoordiger dan dienen zonodig alle bewoners de betreffende persoon aan te spreken op de schuld. Dit kan tijdens een afdelingsoverleg. Alle bewoners van een afdeling dragen de verantwoordelijkheid dat een afdeling blijft 'draaien'. Advies In eerste instantie raden wij iedereen aan om dit soort problemen op afdelingsniveau bespreekbaar te houden en op te lossen. Mocht dit niet lukken dan kun je altijd contact met ons (sociaal beheer) opnemen om advies te vragen over hoe je hier het beste mee om kan gaan. Wij hebben ook voorbeelden van schuldbekentenissen en herinneringsbrieven voor het betalen van gemeenschappelijke kosten. |